Forretningsudvalget
(Forretningsudvalget har sammen med hovedbestyrelsen
ansvaret for at sikre foreningens fortsatte udvikling)
Forretningsudvalget består af formand – næstformand – sekretær – kasserer.
Formandens opgaver:
Er formand for hovedbestyrelsen og fungerer som mødeleder på hovedbestyrelsesmøderne. Fungerer i øvrigt som koordinator og har ansvar for bl.a. repræsentation af Spentrup IF ved officielle lejligheder samt -
Kontaktperson til Sparekassen sammen med næstformand: (Hovedsponsor)
- tegning af ny sponsorkontrakt m.m.
Kontaktperson til Østjydsk Bank sammen med næstformand:
- tegning af ny sponsorkontrakt m.m.
Kontaktperson til Super Brugsen:
- tegning af ny sponsorkontrakt med OK - benzin
Udarbejder budget for hovedafdelingen sammen med næstformand, sekretær og kasserer
Udarbejder ansøgninger til kommunen m.fl., sammen med næstformand.
Udarbejder årsberetning for klubben til generalforsamling:
- tilsender kommunen Hovedbestyrelsens konstituering efter generalforsamlingen
Kontaktperson til Spentrup hallens cafeteria:
- udarbejder ny forpagtning og leje aftale af cafeteriet sammen med næstformanden
- udarbejder kontrakt for rengøring af omklædningsrum sammen med næstformanden
Kontaktperson til Kultur-/og Fritidsudvalget Randers kommune:
- Aflevering af medlemstilskud-/og lokalerefusion sammen med kasserer
Kontaktperson til tekniskafdeling Randers kommune:
- Vedligeholdelse af baneanlæg m.m.
- Ansøgning om ny tænkning
Kontaktperson til SIKR.
Kontaktperson til Alm. Brand forsikring:
- skade
- tyveri
- håndværkere
Kontaktperson, sammen med næstformand, til halformand / cafeteriet m.h.b. På evt. reparationer i idrætsområdet.
Næstformandens opgaver:
Skal i det daglige aflaste formanden og i øvrigt varetage formandens opgaver hvis han ikke er til stede samt
Indkalder til møde hver måned i hovedbestyrelsen. (dagsorden)
Kontaktperson til Sparekassen sammen med formand: (Hovedsponsor)
- tegning af ny sponsorkontrakt m.m.
Kontaktperson til Østjydsk Bank sammen med formanden:
- tegning af ny sponsorkontrakt m.m.
Udarbejder ansøgninger til kommunen m.fl., sammen med næstformand.
Udarbejder budget for hovedafdelingen sammen med formand, sekretær og kasserer.
Kontaktperson til Spentrup hallens cafeteria, når formanden ikke er til stede:
- udarbejder ny forpagtning og leje aftale af cafeteriet sammen med formanden
- udarbejder kontrakt for rengøring af omklædningsrum sammen med formanden
Kontaktperson, hvis formand ikke er til stede, til halformand / cafeteriet m.h.b. På evt. reparationer i idrætsområdet.
Kontaktperson for Ny-hal (haludvalg)
Kontaktperson til Amts Avisen
Sekretærens opgaver:
Fører referat fra bestyrelsesmøde, generalforsamling samt fordele dette til samtlige hovedbestyrelsesmedlemmer, samt formænd for respektive afdelinger, og formand for Støtteforeningen, enten i hardkopi eller pr. mail.
Ansvarlig for kopi af referater fra hovedbestyrelsesmøder, formands-/udvalgsberetninger fra generalforsamlingen bliver ført i arkivmappe.
Udarbejder budget for hovedbestyrelsen sammen med formand, næstformand og kasserer.
Kasserers har ansvaret for:
Hovedforeningens daglige drift
Kontakt til Randers kommune for at sikre foreningen de lovpligtige økonomiske tilskud
Ansvarlig for at der findes en fuldmagt (underskrevet af hovedbestyrelsen) i Sparekassen / Østjydsk Bank samt til Giro konto
Betale klubbens regninger inden forfald dato
Konterer ind/ og udbetalinger for alle afdelinger
Udarbejder budget for hovedafdelingen sammen med formand, næstformand og sekretær
Udarbejdelse af foreningens årsregnskab, samt aflevering til Randers kommune efter endt Generalforsamling
Afleverer Lokalerefusion til kommunen
Udarbejder månedlige kontoudtog for alle afdelinger:
- udskrive disse til de respektive afdelinger hver måned, så økonomiansvarlige i hver afdeling kan følge afdelingens diverse ind/ og udbetalinger
På hvert bestyrelsesmøde at oplyse de øvrige bestyrelsesmedlemmer om foreningens likviditet, herunder kontingentrestancer
Have en fast ugentlig kontortid hjemme eller ifølge aftale på SIF’s kontoret, så de økonomiansvarlige har mulighed for at hente diverse nødvendige oplysninger
Har ansvaret for at de økonomiansvarlige for hver afdeling oplæres i brug af foreningens EDB system, og hjælpe med indlæring så der opnås fuld udbytte af systemet i alle led
Være foreningens øverste økonomiske myndighed, der sørger for at alle væsentlige informationer vedrørende pengestrømme tilgår kassereren
Være oplysende evt. kontrollerende overfor foreningens, og alle afdelingers økonomi og pengestrømme
Hvis, forsømmelighed opdages i de enkelte afdelinger, straks at rette det og oplyse hovedbestyrelsen om sagen
Hvis, forglemmelser (refusioner, tilskud m.m.) opdages straks at tage kontakt til de implicerede